Déclaration sociale nominative

La DSN avec son échéance mensuelle va progressivement remplacer les différentes déclarations sociales mensuelles, trimestrielles ou annuelles auprès des organismes sociaux : Urssaf, MSA, caisses de retraite complémentaire, de prévoyance, de mutuelle …
La périodicité de paiement des charges ne sera, pour le moment, pas impactée et restera au trimestre ou au mois. Les entreprises payant mensuellement leurs charges sociales Urssaf vont devoir faire de même pour la retraite.

En dehors de la DSN mensuelle, une DSN dite événementielle sera à établir pour signaler les évènements relatifs au salarié : arrêt de travail, attestation Pôle Emploi, affiliation et radiation du salarié. L'ensemble des informations sera transmis sur une plateforme unique auprès de laquelle les organismes sociaux iront rechercher l'information.

DERNIERE MINUTE : Communiqué de presse du 15/10/2015
La direction de la Sécurité Social communique sur un déploiement progressif de la DSN courant 2016 et 2017. Nous attendons la loi de financement de Sécurité Sociale pour avoir des précisions sur le calendrier.

Quelle est votre situation ?

  • Vous avez externalisé la paie

La DSN ou déclaration sociale nominative approche ! Cette nouvelle modalité déclarative à échéance mensuelle va nous imposer conjointement, à vous en qualité d'employeur et à votre service paie, des changements dans nos pratiques de paie.

Une bonne communication entre vous et votre service paie …

Le bon fonctionnement de la DSN repose sur un principe de bonne communication entre vous et votre service paie.
Ainsi, veillez à signaler à votre collaborateur paie rapidement tous les éléments relatifs à vos salariés (changement d'adresse, changement de statut matrimonial, départ de l'entreprise) ou encore à vos nouveaux salariés (numéro de sécurité sociale, date et lieu de naissance…) mais aussi les évolutions relatives à votre entreprise (création d'établissement, passage en société…).

En DSN, les paies devront être établies tous les mois puisque la DSN a une échéance mensuelle. Elle doit être adressée le 5 ou le 15 du mois M+1.

Le cahier des charges DSN prévoit que les entreprises soumises à échéance mensuelle pour les DUCS URSSAF et les BVM de la MSA devront l'effectuer avant le 5 de chaque mois et les autres le 15 de chaque mois.

A chaque arrêt de travail ou en cas de départ de salarié en cours de mois, le délai de réalisation de la DSN événementielle est lui fixé à 5 jours ouvrés. Il va donc être essentiel d'adresser à votre collaborateur paie, dès que vous les avez en votre possession, la copie de l'arrêt de travail ainsi que les documents de rupture de contrat de travail.
En outre, les délais de dépôt de la DSN devront être respectés sous peine de pénalités.

En résumé, la paie ne se traite plus uniquement en fin de mois, mais au fur et à mesure, sous peine de sanctions financières.

 

Nature du manquement

Sanction encourue

Employeurs relevant du régime général de sécurité sociale

Défaut de production de la DSN dans les délais prescrits

8 € par salarié ou assimilé figurant sur le dernier bordereau ou de la dernière déclaration produite par l'employeur

Omission de salariés devant y figurer

8 € pour chaque inexactitude ou chaque omission sur la déclaration produite par l'employeur

Inexactitude des rémunérations déclarées

Absence de bordereau ou de déclaration

8 € pour chaque salarié ou assimilé dont le contrôle a révélé l'emploi dans l'entreprise

De nouvelles modalités déclaratives …

La DSN, c'est un EDI avec un télérèglement. L'EDI, c'est l'envoi des données par voie informatique. La DSN sonne la fin du papier. Alors si vous utilisez encore les formulaires papier en caisses, nous vous invitons à revoir vos pratiques avant la fin de l'année et ceci afin d'anticiper l'entrée en vigueur de la DSN. Le télérèglement signifie un paiement par voie dématérialisée. Ainsi, dès l'entrée en vigueur de la DSN, le paiement par chèque ne sera plus possible.

Prenez déjà l'habitude d'informer votre collaborateur paie au fur et à mesure des évènements survenant au sein de votre entreprise
 

  • Vous réalisez vous-même vos paies

Tout d'abord, la DSN nécessite un logiciel de paie dit "DSN compatible". Ce point est important, car tous les éditeurs ne sont pas prêts. Ensuite, les nouvelles modalités DSN impliquent un temps d'acquisition et de mise en place par le collaborateur en charge de la paie qui varie entre 1 et 3 mois selon la typologie d'entreprise.
Par ailleurs, les informations relatives aux salariés devront être immédiatement fiables et ne toléreront pas de régularisation ultérieure, les dates limites de 5 et 15 de chaque mois étant impératives. Enfin, il faudra s'organiser pour assurer une continuité de la paie. En effet, la DSN évènementielle est à adresser dans les 5 jours ouvrés survenant à la connaissance du début d'arrêt de travail, de fin de contrat, ou de reprise d'arrêt de travail modifié par rapport à la date initialement indiquée dans l'arrêt de travail. En l'absence de la personne en charge de la paie, la continuité de la production devra ainsi être assurée. Sauf à choisir de s'acquitter des sanctions financières précitées.
En pratique, il faut identifier un temps de "doublon" pendant un certain délai pour les débuts de la DSN.

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